domingo, 25 de agosto de 2013

Exitos y fracasos en los proyectos de tecnologia

Partiendo del estricto concepto de éxito como el escenario en donde se cumplen todas las restricciones sin modificación alguna y con el nivel de calidad aceptable para el cliente y el mercado.



Un elemento fundamental en el fracaso de los proyectos tecnológicos, es la resistencia al cambio. Para entrar en contexto sobre lo que significa este término, me permito hacer la siguiente cita de Nicolás Maquiavelo, siglo XVI: “Se debe tener en cuenta que no hay nada más difícil de llevar a cabo, ni de éxito más dudoso, ni más peligroso de manejar, que iniciar un nuevo orden de las cosas”.
Según (LEFCOVICH, 2006) Los factores motivantes de la resistencia al cambio no responden a una simple relación de causa-efecto, siendo en la mayoría de los casos generados por una compleja interrelación de diversos factores, entre los cuales enumera los siguientes:

  1. Miedo a lo desconocido.
  2. Falta de información - Desinformación
  3. Factores históricos.
  4. Amenazas al estatus.
  5. Amenazas a los expertos o al poder.
  6. Amenazas al pago y otros beneficios.
  7. Clima de baja confianza organizativa.
  8. Reducción en la interacción social.
  9. Miedo al fracaso.
  10. Resistencia a experimentar.
  11. Poca flexibilidad organizativa.
  12. Aumento de las responsabilidades laborales.
  13. Disminución en las responsabilidades laborales.
  14. Temor a no poder aprender las nuevas destrezas requeridas.

Si ya de por si gerenciar un proyecto es una tarea difícil y que requiere capacitación, experiencia y una intuición basada en las dos anteriores, gestionar la resistencia al cambio implica un reto igual o mayor, pues como afirma (GROSS, 2008) esta proviene del miedo a lo desconocido o por la expectativa de pérdida de los beneficios actuales. Es el miedo de las personas por la incertidumbre que le genera el no estar seguro se tiene la capacidad de manejar y enfrentar el cambio que se avecina y a la posibilidad de perder los beneficios de su estado actual. En el sentido práctico, administrar el cambio es administrar el miedo de las personas.
Entonces el manejo, la gestión, la administración o la gerencia de proyectos tecnológicos, implica necesariamente el conocimiento y capacidad de manejar la resistencia al cambio y por ende, el miedo de las personas generado por la incertidumbre a la que estas se ven enfrentadas y a la amenaza a su estado actual y su status quo[1] En este sentido, la comunicación se erige como un camino que posibilita reducir la resistencia al cambio, si se usa para el despejar las dudas sobre los alcances y consecuencias del proyecto lo que se traduce en una disminución en la incertidumbre de los futuros usuarios y/o beneficiarios del mismo, y por otra parte, se emplea para determinar su expectativas y las de la organización de forma real y concreta, y por ende establecer la manera apropiada de involucrar a cada área, dependencia y miembro que la conforma.

En este contexto la fórmula para el fracaso de los proyectos tecnológicos la podría resumir de la siguiente manera:
Resistencia al cambio + poca y/o deficiente comunicación + deficiente gestión = Fracaso

En los estudios revisados: BULL y OASIG de Inglaterra, KPMG de Canadá y CHAOS de USA y por lo expuesto por (BARROS, 2010) en donde expone que solo el 32% de los proyectos inmobiliarios o de infraestructura llegan a ser exitosos, se encuentran muchos elementos o causas de fracaso comunes, planteadas en algunos de ellos de manera diferente pero con el mismo origen. En un ejercicio basado en estos estudios, agrupe estas causas en cuatro áreas tomando como base las funciones del administrador, según (CHIAVENATO, 1995): Planeación, organización, Control y Dirección colocando en cada una de ellas las causas de fracaso correspondiente de cada estudio y en el centro aquellas relacionadas con las fallas de comunicación dentro de un proyecto, representando en la figura a la comunicación como la fuerza que presiona la ruptura de la resistencia al cambio por el papel que esta juega dentro de todas las etapas de la gestión de proyectos tecnológicos. En la siguiente imagen se resume y describe como actual todas estas causas y fuerzas al interior del fracaso de los proyectos de TI y la manera como una adecuada comunicación ejerce presión para romper con la resistencia al cambio.

La comunicación en todos los niveles y en todas las etapas de un proyecto, presiona a la resistencia al cambio de manera inversamente proporcional, es decir, a mayor – y mejor – nivel de comunicación al interior del proyecto, menor resistencia al cambio, o desde otro ángulo, la comunicación es directamente proporcional a la presión ejercida para romper la resistencia al cambio, es decir a mayor – y mejor – comunicación mayor presión contra la resistencia al cambio.

Toda lo expuesto anteriormente lo evidencié en un proyecto de desarrollo de software en el que participe profesionalmente como miembro del equipo de diseño, desarrollo e implementación en una entidad de servicios públicos, el cual fracaso parcialmente, pues cuando ingresamos nosotros ya se encontraba en una extensión de tiempo, que fue la restricción que al final no se cumplió según lo planeado al comienzo del proyecto, según se nos informo al iniciar nuestro trabajo. Desde la perspectiva nuestra como equipo freelance del proyecto, este fue exitoso porque nosotros cumplimos con lo establecido con la empresa contratista, pero desde el ángulo de la contratante, no se cumplió con el tiempo inicialmente pactado. El proyecto se trataba de una aplicación de gestión documental, tema sobre lo cual no teníamos conocimientos previos a pesar de si tener experiencia y conocimientos sobre el desarrollo de aplicaciones, pero lo que pudimos detectar fue primero una gran falla de comunicación que provoco fallos en los requerimientos totales y que alimento la resistencia al cambio, mas aun cuando precisamente se estaba en una coyuntura de venta de la empresa en donde pasaría a ser totalmente de carácter público a privada. Finalmente se corrigieron los inconvenientes y se pudo sacar adelante, entregar y adaptaron su uso y aprovechamiento. Precisamente este año acabaron de terminar una actualización completa de la aplicación que consistió en un cambio de tecnología y lenguaje de programación.

Por otro lado,personalmente participé en otro proyecto de desarrollo de software desde el comienzo y que fracaso totalmente, pues nunca la aplicación termino de ver la luz a pesar que varios de sus módulos entraron a producción, pero después de un año y medio, decidieron hacer el cambio completo y no se terminaron de entregar todos los módulos. La causa acá fue estructuralmente una deficiente interpretación de las necesidades de la empresa, causada básicamente por una falta de comunicación clara entre las partes, en donde a pesar de tener extensos conocimientos tanto en el desarrollo de software como en el core del negocio (transporte de pasajeros y encomiendas) se fallo en establecer los requerimientos en el área administrativa y financiera, lo que alimento de manera exponencial la resistencia al cambio por parte de los usuarios finales, especialmente los del departamento contable quienes desde un comienzo veían con desconfianza el migrar a otro sistema diferente al que venían utilizando muchos años atrás. Se logro romper con la resistencia de los funcionarios del área operativa, precisamente porque se sostuvo una comunicación y retroalimentación constante, pero fracaso totalmente en los del área financiera

Finalmente y basándome en lo expuesto, lo leído y la experiencia profesional, está claro que para la gerencia de proyectos tecnológicos, además de la formación y la experiencia se requiere de una comprensión y estudio de la psicología humana frente a los cambios, entender por que se generan los temores y la resistencia para desde allí poder identificar los cursos a seguir, las motivaciones o insights[2] que pueden apalancar a las personas involucradas y desde allí aplicar las metodologías adecuadas, las experiencias vivida y la intuición desarrollada, apoyándose en una comunicación clara, abierta y fluida.


Bibliografía

BARROS, A. (2010). Comportamiento de proyectos TI: Están en deuda. El escritorio de Alejandro Barros , http://www.alejandrobarros.com/content/view/691759/Comportamiento-de-proyectos-TI-Estan-en-deuda.html.
CHIAVENATO, I. (1995). En Introducción a la Teoría General de la Administración (pág. 236). Colombia: McGraw-Hill Interamericana, S.A.
GROSS, M. (2008). Resistencia al Cambio: Que es y como resolverla. Pensamiento Imaginactivo , http://manuelgross.bligoo.com/content/view/290574/Resistencia-al-Cambio-Que-es-y-como-resolverla.html.
LEFCOVICH, M. (2006). Superando la resistencia al cambio. degerencia.com , http://www.degerencia.com/articulo/superando_la_resistencia_al_cambio.
VASQUEZ, E. Por que fracasan los proyectos de TI. Colombia: http://intesysconsulting.com/yahoo_site_admin/assets/docs/Porque-fracasan-los-proyectos-de-TI.169152608.pdf.





[1] Statu quo (pron. [estátu-kuó]) es una locución latina, que se traduce como “estado del momento actual”, que hace referencia al estado global de un asunto en un momento dado. Normalmente se trata de asuntos con dos partes interesadas más o menos contrapuestas, en los que un conjunto de factores dan lugar a un cierto “equilibrio” (statu quo) más o menos duradero en el tiempo, sin que dicho equilibrio tenga que ser igualitario (por ejemplo, en una situación de dominación existe un statu quo a favor del dominador).

[2] Insight es un término utilizado en Psicología proveniente del inglés que se puede traducir al español como "visión interna" o más genéricamente "percepción" o "entendimiento". Se usa para designar la comprensión de algo (este término fue introducido por la psicología Gestalt)