domingo, 25 de agosto de 2013

La tecnologia y la administracion de proyectos:

Solo alrededor del 30% de los proyectos de tecnología son exitosos en el mundo, a pesar que cada vez tenemos mas tecnología en nuestras vidas, parece ser que la realidad del desarrollo de estos proyectos es muy diferente a su auge comercial.

Vivimos desbordando tecnología todos los días y a cada momento en nuestra vida cotidiana, tanto que ya esa algo normal, ,natural y en muchas ocasiones hasta inadvertida, pero tal vez pocas veces nos detenemos a pensar y revisar todo lo que ha pasado detrás de cada aparato y gadget que empleamos a diario y que forman parte de nuestras vidas y en mi caso personal a través de este blog personal y en otro para el cual colaboro escribiendo, siempre me concentro en lo alucinante y desbordante que puede ser para nuestros ojos, todas estas herramientas que nos facilitan y hacen mas amena nuestras vidas. Lo pueden confirmar revisando mis publicaciones y todas hablan de éxitos y aplicabilidad de esta tecnología, y seguramente asumimos que todos los proyectos en esta área funcionan como Google o Apple. Pues bien, la realidad es bien diferente, incluso gigantes como Microsoft han sufrido inconvenientes con proyectos, al no cumplir los plazos que se habían trazado en un comienzo, incumpliendo con las restricciones de tiempo y presupuesto, o como con esos fallidos lanzamientos de algunas versiones de Windows que por salir en la fecha promocionada, sacrifico su calidad y termino en un par de ocasiones bloqueándose en pleno lanzamiento.

Pues bien, en ese sentido, es inquietante encontrarnos con estas cifras que abarcan a todo tipo de proyectos, no solo los de tecnología, sino a los inmobiliarios, infraestructura y demás. En estudios  de firmas como BULL y OASIG de Inglaterra, KPMG de Canadá y CHAOS de USA y expuesto por especialistas en el tema como (BARROS, 2010) se dice que solo el 32% de los proyectos inmobiliarios o de infraestructura llegan a ser exitosos, encontrando muchos elementos o causas de fracaso comunes, planteadas por algunos de ellos de manera diferente pero con el mismo origen.

En esta linea es bueno entender a la gestión o administración de proyectos como la planeación, organización, coordinación y control de los recursos para lograr el objetivo del proyecto. Este proceso consiste en planear el trabajo y luego trabajar el plan. Todo lo anterior requiere además, captar, dinamizar y organizar el talento requerido, así como los recursos económicos, por lo tanto implica un liderazgo de talentos para evaluar, regular y ajustar constantemente las acciones necesarias y que se demanden para alcanzar las metas. De igual forma debemos saber que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, resultado o servicio único y se caracteriza por ser temporal, es decir, tiene un principio y final definido.

A pesar de contar con depuradas y probadas metodologías para la ejecución de proyectos, como la del Project Management Institute (PMI) se siguen presentando estas cifras de poco éxito en su ejecución  Diversos factores entran a jugar en esta situación y para entenderlo mejor, se hace necesario presentar las 9 áreas del conocimiento para la administración de proyectos, pues así podremos tener un horizonte mas claro para poder entender de donde radican los inconvenientes y fallas que hacen que los proyectos no sean exitosos. Un proyecto debe administrar eficientemente las siguientes áreas:

La integración  
El alcance 
El tiempo 
Los costos 
La calidad
El recurso humano
Las comunicaciones 
Los riesgos 


Las adquisiciones

Si bien todas estas áreas son importantes y juegan un papel fundamental en la ejecución y administración de proyectos me concentrare en las comunicaciones. En esta área, el PMI define 5 procesos para su gestion

Identificar a los interesados.
Planificar las comunicaciones.
Distribuir información.
Gestionar las expectativas de los interesados.
Informar el rendimiento. 

Las diferencias y el ruido generado en las comunicaciones entre los miembros del equipo de un proyecto, y de este con el cliente o patrocinador, ponen en constante peligro su exito. En este sentido y por experiencia personal, una de las principales causas de fracaso (total o parcial) de los proyectos TECNOLÓGICOS, esta relacionado con los requerimientos del 0cliente, definido como: Especificaciones y requerimientos de los productos y servicios cambiantes, incompletos o cuantificados insuficientemente. Este es uno de los puntos cruciales en donde menos se invierte tiempo y trabajo en la fase de planeación de un proyecto, entendido como el diagnostico, calculo de presupuesto y costos, especialmente en los proyectos de desarrollo de software. En este   existe responsabilidad de las partes y por ende, ambas tienen en sus manos llevar a buen termino el proyecto, y desde este angulo, un proyecto debería considerarse exitoso, aun cuando sus restricciones iniciales sean ajustadas o re programadas, si finalmente se cumplen con estas nuevas restricciones. 


Por otra parte aparece la resistencia al cambio y el bajo o deficiente involucramiento en el proyecto por parte de los usuarios finales o "dolientes", es en mi modo de ver y experiencia profesional, uno de los factores claves que incide en el fracaso (o éxito) de los proyectos de base tecnológica. siendo una realidad mucho mas marcada en los proyectos tecnológicos por los cambios que normalmente conllevan y esto se debe porque la resistencia al cambio es mucho mas alta frente a este aspecto, por la incertidumbre y exigencia que mentalmente se relaciona por parte de los usuarios. Igualmente dentro de esta resistencia al cambio coexiste - o mejor, escasea - un elemento clave en la planeación y ejecución de los proyectos, me refiero a la comunicación. A partir de este factor se desprenden la mayor cantidad de "males" que aquejan a este tipo de proyectos. La comunicación en todos los niveles y en todas las etapas de un proyecto, presiona a la resistencia al cambio de manera inversamente proporcional, es decir, a mayor – y mejor – nivel de comunicación al interior del proyecto, menor resistencia al cambio, o desde otro ángulo, la comunicación es directamente proporcional a la presión ejercida para romper la resistencia al cambio, es decir a mayor – y mejor – comunicación mayor presión contra la resistencia al cambio.

Finalmente y basándome en lo expuesto, lo leído y la experiencia profesional, está claro que para la gerencia de proyectos tecnológicos, además de la formación y la experiencia se requiere de una comprensión y estudio de la psicología humana frente a los cambios, entender por que se generan los temores y la resistencia para desde allí poder identificar los cursos a seguir, las motivaciones o insights[1] que pueden apalancar a las personas involucradas y desde allí aplicar las metodologías adecuadas, las experiencias vivida y la intuición desarrollada, apoyándose en una comunicación clara, abierta y fluida que presione de manera que logre romper con la resistencia 


[1] Insight es un término utilizado en Psicología proveniente del inglés que se puede traducir al español como "visión interna" o más genéricamente "percepción" o "entendimiento". Se usa para designar la comprensión de algo (este término fue introducido por la psicología Gestalt)